Desde hace años, los sistemas de videovigilancia en las empresas son una realidad. Lamentablemente, su legalización no lo es.
En noviembre de 2006 la Agencia Española de Protección de Datos publicó la Instrucción 1/2006 que regula la instalación, funcionamiento y requisitos legales para las instalaciones de videovigilancia.
Los requisitos
La Instrucción señala que toda instalación de videovigilancia en empresas deberá cumplir con los siguientes requisitos:
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Señalizar la zona con un letrero específico, cuyo modelo está disponible en la página web de la Agencia, incluyendo las leyendas “Zona Videovigilada” y “Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos” (todo en mayúsculas).
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Tener a disposición de los interesados impresos en los que se detalle la información prevista en el artículo 5.1 de la Ley Orgánica 15/1999.
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Tener registrados los ficheros en el registro de ficheros de titularidad privada de la Agencia. Esta obligación de registro implica, necesariamente, la elaboración del Documento de Seguridad para el tratamiento y custodia de los datos.
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Adoptar la medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos, e instruir al personal responsable de la obligación de secreto respecto de los mismos.
Además, la Instrucción detalla los procedimientos para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación por parte de los particulares, así como otras cuestiones relativas a la instalación de este tipo de sistemas, límites y período de conservación de las grabaciones.
Los riesgos
Un estudio de GRUPO HAS S.A. entre sus clientes reveló que el nivel de conocimiento y cumplimiento de la Instrucción 1/2006 es mínimo. La mayoría de las empresas desconocen la Instrucción o, conociendo su existencia, no la han aplicado.
Esta falta de adaptación supone la incursión de riegos legales por parte de la empresa. Este riesgo se materializa en el momento en que los registros de vídeo deben ser aportados como prueba ante un juzgado o autoridad administrativa, por cuanto se está evidenciando la existencia de la instalación de cara a una eventual denuncia del “afectado”. La mera ausencia de registro del fichero está sancionado con multa de entre 601 y 60.100 euros.
Es a todas luces absurdo disponer de un sistema de seguridad no legalizado, por cuanto las ventajas del mismo pueden ser claramente superadas por los riesgos legales que supone.
La solución
La solución al problema pasa por la legalización de la instalación. Esto supone:
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Revisar la instalación en sí misma, auditando que no se exceda del ámbito permitido por la Instrucción.
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Registrar la creación de los ficheros (normalmente uno) en la Agencia de Protección de Datos.
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Elaborar el Documento de Seguridad.
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Colocar los distintivos informativos y elaborar y disponer los impresos informativos.
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Instruir al personal responsable del sistema.
GRUPO HAS ofrece a sus clientes servicios de asesoría, verificación y legalización de sistemas de videovigilancia.
