Las exigencias a las empresas en materia de responsabilidades legales aumentan día a día. Iniciadas años atrás en relación con la prevención del blanqueo de capitales, se han extendido a otros ámbitos. En materia laboral, desde hace años se entiende que la empresa puede ser responsable de actos de acoso laboral si no actúa frente a denuncias (a veces anónimas o aparentemente infundadas) de sus trabajadores. En 2010, la modificación del Código Penal hizo responsables a las sociedades respecto de determinados delitos cometidos por sus trabajadores. A todos ello, desde hace tiempo se añaden las exigencias en materia de responsabilidad social y de buen gobierno corporativo.
La exigencia del compliance no es impedir que algo inadecuado ocurra, sino tomar las precauciones para evitar que ocurra. Y, para el caso de que ocurra, poder acreditar que dichas medidas, razonables y necesarias, se aplicaron respecto de la persona o entidad responsable de las mismas. De lo contrario, la empresa se puede ver obligada al pago de multas y responsabilidad civil, y -lo que en ocasiones en más costoso- al daño en su reputación en el mercado y frente a los consumidores.
El presente artículo aborda algunas de las prácticas aconsejables en materia de compliance y los servicios que una empresa de investigación privada puede prestar en esta materia.
1) Selección de personal.
Desde 2010, uno de los principales riegos se deriva de la posible comisión de actos delictivos por parte de trabajadores de la empresa. Cuando estos trabajadores disponen de poder de dirección (miembros del órgano de gobierno, de gestión o sencillamente apoderados), ni siquiera se exige que el delito “beneficiara” a la empresa.
Por ello, el primer punto en todo programa de compliance es garantizar la existencia de filtros de idoneidad previos a la contratación de nuevo personal. Estos filtros deben incluir, necesariamente, cuestiones como la verificación de los datos consignados por el candidato en su currículo, su trayectoria laboral y profesional anterior, su situación fiscal, su adecuación patrimonial y sus deudas. No se trata de investigar a los candidatos, sino de comprobar que no existen riesgos, presentes o futuros, derivados de su contratación. Para ello, los informes elaborados por profesionales de la investigación privada son las herramientas legales idóneas. Tanto para evitar la contratación de aquel que no resulta adecuado, como para poder demostrar, en caso de que algo ocurra, que se aplicaron las cautelas razonables exigidas por la debida diligencia.
2) Establecimiento y gestión de canales anónimos de denuncia.
Las estadísticas demuestran que la principal fuente de alerta respecto de actos irregulares son los canales de denuncia de la propia empresa. Aquellos que están en contacto con el infractor son los primeros conocedores de actos fraudulentos, sea en materia fiscal, mercantil, penal o laboral, y sea por conocimiento pleno o por sospechas fundadas.
Por ello, establecer un canal anónimo que permita a los trabajadores, clientes y proveedores de la empresa denunciar hechos sospechosos, es una medida razonable e idónea en cualquier caso y, especialmente, en un programa de compliance.
Delegar la gestión de este canal de denuncias en un profesional externo ha demostrado ser la mejor opción, tanto desde el punto de vista de la eficacia del canal (mayor número de denuncias), de la confidencialidad de la información (con especial relevancia en materia de la normativa de protección de datos) y de la protección de la empresa.
La gestión de un canal de denuncias debe incluir: (i) El establecimiento del propio canal, facilitando los medios de comunicación, (ii) La recepción de denuncias, (iii) El análisis previo de las denuncias, evaluando la credibilidad objetiva y la posible afección a la empresa, y (iv) El reporte de las incidencias y su análisis previo a la empresa.
Para lo anterior, de nuevo los servicios de investigación privada son medios idóneos: Los profesionales habilitados disponen de los conocimientos necesarios para el análisis y están exentos del deber de comunicar al afectado la denuncia.
3) Investigación de incidencias.
Relacionado con lo anterior, cualquier incidencia comunicada por el propio canal de denuncias o por otros medios y que suponga un riesgo económico, legal o reputacional debe ser objeto de investigación: sospechas de apropiación indebida, extorsión de proveedores (comisiones), acoso laboral, irregularidades fiscales o laborales y otros.
Las firmas de investigación privada son las únicas empresas legalmente habilitadas para prestar estos servicios. Sus informes constituyen pruebas legales suficientes para: (i) acreditar los hechos y sus responsables o (ii) demostrar que la empresa actuó diligentemente a raíz de la denuncia.
4) Verificación de clientes, proveedores y asociados.
En muchas ocasiones, la Ley impone a la empresa una serie de responsabilidades, derivadas de actos de sus clientes o proveedores. Ejemplos de lo anterior son la responsabilidad derivada en materia laboral respecto de trabajadores de firmas subcontratadas, la responsabilidad fiscal respecto de la exportación de determinados bienes o la penal en materia de prevención del blanqueo de capitales, entre otros. En materia de franquicias la necesidad es más evidente, ya que las irregularidades de un franquiciado pueden afectar a la imagen de la marca.
Por ello, todo programa de compliance debe incluir la verificación de determinados clientes, proveedores o asociados, cuanto menos respecto de las siguientes cuestiones: identidad de los socios, regularidad mercantil de la sociedad, identidad y trayectoria anterior de los administradores, situación fiscal y laboral, y posible existencia de hechos controvertidos.
Al igual que en el casos anterior, las firmas de investigación privada son las idóneas para realizar estas investigaciones, tanto por la formación específica de sus profesionales, como por la habilitación legal que ostentan.
Si lo anterior ha despertado su interés, es posible que su pregunta siguiente sea ¿Cuál es el coste de estos servicios? Todo servicio profesional tiene un coste. No obstante, la pregunta relevante no es cuánto cuesta, sino cuál es el coste de no tener un programa de compliance y si ese coste es superior a tenerlo. Y la respuesta, a este última cuestión, es claramente afirmativa: los costes derivados de la falta de un programa razonable de compliance son inmensamente superiores al de tenerlo. Y, en la medida en que todo buen programa de compliance ha de ser razonable, sus costes también lo son.
En HAS somos especialistas en el diseño y gestión de programas de compliance en las empresas. Contacte con nosotros, sin coste ni compromiso: será un tiempo bien empleado.
